第一章总则

第一条 为完善衢州市医疗健康与社区发展基金会（以下简称“基金会”）制度建设，规范档案管理工作，参考《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《会计档案管理办法》及《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等，制定本制度。

第二条 本制度所称档案，是指基金会运营管理活动中直接形成的各种书面资料、图片、音像、电子数据等形式的历史记录。

第三条 基金会各部门均适用本制度。

第二章档案管理

第四条 档案管理是基金会运营管理活动的基础工作。档案管理人员负责档案的接收、统计、整理、分类、保管、使用、借阅等。

第五条 基金会档案由基金会专门设立的各部门档案管理人员负责。

第六条 基金会档案管理人员应及时清点工作中形成的相关文件。需签名、盖章的文件，应检查签名、盖章是否正确，并按照文件名称、类型、数量等进行归档。

第七条基金会各部门需要使用档案时，应向档案管理人员申请，并填写档案借阅登记表。

第八条档案管理人员及经办人员应对档案保管及保密性负责。

第九条所有档案原则上应保持原卷册保存，个别需要拆封重新整理的，经档案管理人员提请领导审批通过后方可进行。

第十条电子档案应以可靠的服务器/云存储/物理存储的电子介质保存，并作备份。

第十一条档案管理人员工作变动或离职时，应办理交接手续，并与交接人员共同签字确认。

第三章档案分类

第十二条档案分类如下：

（一）人事档案：劳动合同、员工档案等。

（二）财务档案：捐赠收据、记账凭证（含附件）、会计报告及各种财务核销资料等。

（三）项目档案：项目会议通知、会议邀请函、会议支持函、药品发放合作协议、立项文件、采购合同等。

（四）捐赠档案：捐赠协议、支持协议等。

（五）行政档案：办公室相关文件及对外来往文件等资料。

（六）图片、音像档案：历史沿革、大事记及各类活动所形成的图片、音像等资料。

（七）电子档案：通过电子设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合。

第十三条根据相关法律法规规定，基金会档案保管期限分为协议规定、5年、10年、30年及永久（详见“附件：档案保管期限表”）。

第十四条涉及档案变更需要销毁旧文件的，由经办人员提交上级领导、秘书长，以及分管该业务的理事长或副理事长逐级签批后方可销毁。旧文件仅需标记“暂存”无需销毁的，适用本制度规定的档案保管期限。

第十五条项目终止或结束，档案保管期限届满需要销毁档案或因档案变更需要销毁旧文件的，由经办人员提交上级领导、秘书长，以及分管该业务的理事长或副理事长逐级签批后，上述档案或文件方可销毁。

第十六条档案销毁由档案管理人员负责，经办人员与档案管理人员核对无误后，应共同在档案销毁记录表上签字确认。同时，档案管理人员应保留档案或文件销毁过程中的所有记录、清单、照片、文件等资料。

第十七条本制度于第一届第15次理事会审议通过，于通过之日起实施。

附件：档案保管期限表